Facturacion y Ordenes

1. Principio fundamental: una factura por cualquier canal

En Mercasist, todas las ordenes pueden ser facturadas, sin importar de donde provengan. El sistema trata la facturacion como una capa independiente que se conecta a cualquier orden:

2. Las dos formas de facturar ordenes

El vendedor decide como quiere manejar la facturacion de sus ordenes. Mercasist ofrece dos modalidades:

A. Facturacion manual (orden por orden)

El vendedor crea la factura de forma individual para cada orden que necesite facturar. Este es el metodo por defecto.

Como funciona:

1. Abre la orden que deseas facturar
2. En la seccion de la orden, busca el area de facturacion
3. Haz clic en el boton para crear la factura
4. Los datos del comprador y los articulos se cargan automaticamente
5. Revisa, ajusta si es necesario (numero, forma de pago, datos fiscales)
6. Presiona "Crear factura"

Ideal para:

• Vendedores con bajo volumen de ordenes
• Cuando no todas las ordenes requieren factura
• Cuando necesitas revisar cada factura antes de emitirla
• Ventas que requieren datos fiscales especificos del comprador

B. Facturacion automatica (por configuracion)

El sistema genera la factura automaticamente cuando una orden alcanza un estatus determinado. El vendedor configura esto una sola vez y el sistema trabaja por el.

Como se configura:

1. Ve a Facturacion → Configuracion
2. En la seccion de Opciones generales, activa "Generar facturas automaticamente"
3. Selecciona el estatus de la orden que disparara la generacion. Las opciones son:

Estatus disparador	Cuando se genera la factura	Recomendado para
Pagada	Al momento en que se confirma el pago	Vendedores que quieren facturar apenas se confirma la venta
Enviada	Cuando se despacha el producto	Vendedores que facturan al enviar la mercancia
Entregada	Cuando el comprador recibe el producto	Vendedores que facturan solo al confirmar la entrega
Finalizada	Cuando la orden se cierra completamente	Vendedores conservadores que esperan a que todo este cerrado

Ideal para:

• Vendedores con alto volumen de ordenes (MercadoLibre especialmente)
• Cuando todas o la mayoria de las ordenes requieren factura
• Automatizar el proceso y ahorrar tiempo
• Combinado con el envio automatico por email

3. Configuracion paso a paso

Para que la facturacion funcione correctamente con tus ordenes, debes configurar estos elementos:

Paso 1: Imagen de encabezado

Sube el logo o membrete de tu empresa que aparecera en la parte superior de las facturas. Esto le da un aspecto profesional a tus documentos.

Ruta: Facturacion → Configuracion → Imagen de encabezado

Paso 2: Campos del cliente

Define que datos fiscales necesitas del cliente. Ademas del nombre (obligatorio), puedes agregar:

• Cedula / RIF: Documento de identidad fiscal
• Email: Necesario si vas a enviar facturas por correo
• Telefono: Contacto del cliente
• Direccion: Direccion fiscal
• Cualquier otro campo que requiera tu marco fiscal

Ruta: Facturacion → Configuracion → Campos de cliente

Paso 3: Formas de pago

Agrega las formas de pago que utilizas. Estas aparecen como opciones al crear una factura:

• Efectivo
• Transferencia bancaria
• Pago Movil
• MercadoPago
• Zelle
• Tarjeta de credito/debito

Ruta: Facturacion → Configuracion → Formas de pago

Paso 4: Informacion adicional

Escribe el texto que aparecera al pie de las facturas. Aqui puedes incluir:

• Datos fiscales de tu empresa (RIF, razon social)
• Numeros de cuenta bancaria
• Condiciones de venta
• Politicas de devolucion

Ruta: Facturacion → Configuracion → Informacion adicional

Paso 5: Formato de pagina

Selecciona el tamano de papel y los margenes para la impresion:

Tamano	Dimensiones	Uso comun
Media carta	216 x 140 mm	Facturas compactas, tickets
Carta	216 x 280 mm	Formato estandar, el mas comun
Oficio	216 x 340 mm	Facturas con muchos articulos

Ruta: Facturacion → Configuracion → Parametros de pagina

Paso 6: Automatizacion (opcional)

Si deseas que las facturas se generen solas:

1. Activa "Generar facturas automaticamente"
2. Selecciona el estatus disparador (Pagada, Enviada, Entregada o Finalizada)
3. Opcionalmente, activa "Enviar facturas automaticamente al ser creadas" para que el cliente reciba la factura por email sin intervencion tuya

4. Escenarios por canal de venta

Cada canal tiene sus particularidades al momento de facturar. Aqui se explica como funciona en cada caso:

5. Flujo completo de facturacion

Asi se ve el proceso completo de facturacion de una orden, desde la configuracion inicial hasta el resultado final:

Paso	Quien lo hace	Descripcion
1. Configurar	Vendedor (una vez)	Define encabezado, campos, formas de pago y automatizacion
2. Orden entra	Sistema automatico	La orden se crea desde cualquier canal de venta
3. Cambio de estatus	Automatico o vendedor	La orden alcanza el estatus configurado (pagada, enviada, etc.)
4. Factura generada	Sistema automatico o vendedor	Automatica (si esta configurada) o manual (desde la orden)
5. Email	Sistema automatico	Si esta activo el envio automatico, la factura llega al email del comprador
6. Historial	Sistema	La factura queda registrada en la lista de facturas y vinculada a la orden

6. Recomendaciones segun tu caso

Perfil del vendedor	Metodo recomendado	Configuracion sugerida
Alto volumen en MercadoLibre (50+ ordenes/dia)	Automatico	Generar al estatus "Pagada" + envio automatico por email
Tienda Web con Checkout	Automatico	Generar al estatus "Pagada" (despues del checkout)
Ventas por WhatsApp (bajo volumen)	Manual	Crear factura desde la orden, pidiendo datos fiscales al comprador
Mixto (varios canales)	Automatico + revision manual	Activar automatico y revisar/editar facturas que necesiten ajustes
Solo facturas puntuales	Manual	Sin automatizacion. Facturar solo las ordenes que el cliente solicite

7. Tutoriales relacionados

Consulta estos tutoriales para los detalles de cada funcionalidad:

Facturacion

Ordenes