Configuracion de Facturacion

1. Como acceder a la configuracion

Para acceder a la configuracion de facturacion, ve al menu lateral y selecciona Facturacion → Configuracion. Se abrira la pantalla de configuracion donde encontraras todas las opciones organizadas en secciones.

Desde esta pantalla puedes configurar:

• Tamano de pagina y margenes para facturas y presupuestos
• Imagen de encabezado para documentos impresos
• Campos personalizados del cliente
• Formas de pago disponibles
• Informacion adicional que aparece en los documentos
• Opciones de automatizacion (envio automatico, generacion automatica)

2. Parametros de pagina para facturas

Esta seccion controla el tamano y los margenes del documento PDF que se genera al imprimir una factura. Los cambios aqui afectan directamente como se ve la factura impresa.

Configuracion de parametros de pagina para facturas: tamano de hoja y margenes.

Tamano de pagina

Puedes elegir entre tres tamanos de pagina predefinidos:

Tamano	Dimensiones	Uso recomendado
Media carta	216 x 140 mm	Facturas compactas, recibos, puntos de venta con impresoras pequenas
Carta	216 x 280 mm	Tamano estandar para la mayoria de facturas. Compatible con impresoras domesticas y de oficina
Oficio	216 x 340 mm	Facturas con muchos articulos o que requieren mas espacio

Margenes

Los margenes definen el espacio en blanco alrededor del contenido de la factura. Se configuran en milimetros y puedes ajustar cada uno de forma independiente:

• Margen superior: Espacio desde el borde superior de la pagina hasta el inicio del contenido
• Margen inferior: Espacio desde el contenido hasta el borde inferior
• Margen izquierdo: Espacio desde el borde izquierdo
• Margen derecho: Espacio desde el borde derecho

3. Parametros de pagina para presupuestos

Los presupuestos tienen su propia configuracion de pagina, independiente de las facturas. Esto significa que puedes usar un formato diferente para tus cotizaciones sin afectar el formato de tus facturas.

Las opciones disponibles son exactamente las mismas que para facturas:

• Tamano de pagina: Media carta, Carta u Oficio
• Margenes: Superior, inferior, izquierdo y derecho en milimetros

4. Imagen de encabezado

La imagen de encabezado es el logo o banner que aparece en la parte superior de tus facturas y presupuestos impresos. Es lo primero que ve tu cliente al recibir el documento, por lo que es importante que sea profesional.

Configuracion de imagen de encabezado y campos personalizados del cliente.

Subir imagen

Para configurar la imagen de encabezado:

1. Haz clic en el area de carga de imagen o en el boton para seleccionar archivo
2. Selecciona una imagen desde tu computadora
3. La imagen se cargara y mostrara una vista previa

Recomendaciones para la imagen

• Ancho recomendado: 800 pixeles de ancho para que se vea nitida en el PDF
• Formatos soportados: JPG y PNG
• Contenido sugerido: Logo de tu empresa, nombre comercial, datos de contacto. Puedes disenar un banner completo en herramientas como Canva

Donde mostrar la imagen

Puedes elegir en que documentos aparece la imagen mediante casillas de verificacion:

• Mostrar en facturas: La imagen aparecera en todas las facturas impresas
• Mostrar en presupuestos: La imagen aparecera en todos los presupuestos impresos

Puedes activar ambas opciones o solo una, segun tus necesidades.

5. Campos de cliente

Los campos de cliente determinan que informacion se solicita y se muestra sobre el cliente en tus facturas y presupuestos. El campo Nombre siempre esta presente y es obligatorio, pero puedes agregar tantos campos adicionales como necesites.

Campos comunes

Algunos ejemplos de campos que puedes agregar:

• Cedula / RIF: Documento de identidad fiscal del cliente
• Email: Correo electronico (necesario para envio de facturas por email)
• Telefono: Numero de contacto
• Direccion: Direccion fiscal o de entrega
• Cualquier otro campo personalizado que necesites (empresa, codigo de cliente, etc.)

Administrar campos

• Agregar campo: Haz clic en "Nuevo campo", ingresa el nombre/etiqueta del campo y guardalo
• Editar campo: Modifica el nombre de un campo existente
• Eliminar campo: Remueve un campo que ya no necesites

Estos campos aparecen en dos lugares:

1. En el formulario de creacion de facturas/presupuestos: Como campos que el usuario llena al crear el documento
2. En el documento impreso (PDF): Los datos del cliente se muestran en la seccion correspondiente de la factura o presupuesto

6. Formas de pago

Las formas de pago son los metodos que ofreces a tus clientes para pagar. Estas opciones aparecen como un menu desplegable al crear una factura.

Configuracion de formas de pago disponibles para facturas.

Ejemplos de formas de pago

Forma de pago	Descripcion
Efectivo	Pago en efectivo al momento de la entrega o en tienda
Transferencia bancaria	Transferencia desde la cuenta del cliente a tu cuenta bancaria
Pago Movil	Pago instantaneo desde la app bancaria del cliente
Zelle	Transferencia via Zelle para pagos en dolares
MercadoPago	Pago a traves de la plataforma MercadoPago
Tarjeta de credito	Pago con tarjeta de credito o debito

Administrar formas de pago

• Agregar: Haz clic en "Nuevo" para agregar una nueva forma de pago
• Editar: Modifica el nombre de una forma de pago existente
• Eliminar: Remueve una forma de pago que ya no utilices

7. Informacion adicional para facturas

Este es un campo de texto libre que aparece en la parte inferior izquierda de tus facturas impresas. Es ideal para incluir informacion importante que debe acompanar a todas tus facturas.

Campo de informacion adicional para facturas y presupuestos.

Usos recomendados

• Datos fiscales: RIF de la empresa, razon social, direccion fiscal
• Datos bancarios: Numero de cuenta, banco, titular, para facilitar pagos por transferencia
• Terminos y condiciones: Politicas de devolucion, garantias, plazos de pago
• Informacion legal: Numero de registro mercantil, licencias, etc.
• Notas generales: Agradecimientos, informacion de contacto adicional

El campo soporta saltos de linea, por lo que puedes organizar la informacion en varias lineas para mejor legibilidad.

8. Informacion adicional para presupuestos

Al igual que las facturas, los presupuestos tienen su propio campo de informacion adicional, independiente del de facturas. Esto te permite incluir texto diferente segun el tipo de documento.

Ejemplos de texto para presupuestos

• Vigencia del presupuesto: "Este presupuesto tiene una vigencia de 15 dias a partir de su fecha de emision"
• Condiciones de la cotizacion: "Precios sujetos a cambio sin previo aviso. No incluye IVA."
• Formas de pago aceptadas: Ya que los presupuestos no tienen campo de forma de pago, puedes listarlas aqui
• Tiempo de entrega: "Tiempo de entrega estimado: 5-7 dias habiles despues de confirmado el pedido"

9. Opciones generales

Las opciones generales controlan el comportamiento automatizado del modulo de facturacion. Son especialmente utiles para vendedores con alto volumen de ventas.

Opciones generales de facturacion: envio automatico y generacion automatica de facturas.

Enviar facturas automaticamente al ser creadas

Cuando esta opcion esta activada, cada vez que se crea una nueva factura (ya sea manualmente o por generacion automatica), el sistema envia automaticamente la factura por correo electronico al cliente.

• La factura se adjunta como PDF en el email
• El correo se envia a la direccion de email registrada en los datos del cliente
• No requiere intervencion manual: al crear la factura, el envio es inmediato

Generar facturas automaticamente

Esta es una de las funciones mas poderosas del modulo de facturacion. Cuando esta activada, el sistema genera automaticamente una factura cada vez que una orden alcanza un estatus especifico.

Al activar esta opcion, aparece un menu desplegable donde seleccionas cual estatus de orden dispara la generacion. Las opciones tipicas son:

Estatus	Cuando se usa
Pagada	La factura se genera cuando la orden se marca como pagada
Entregada	La factura se genera al confirmar la entrega de la orden
Finalizada	La factura se genera cuando la orden se cierra completamente

Como funciona la generacion automatica

1. Una orden llega o cambia al estatus configurado (por ejemplo, "Pagada")
2. El sistema toma los datos del comprador de la orden como datos del cliente de la factura
3. Los articulos de la orden se usan como articulos de la factura
4. La factura se crea automaticamente sin intervencion manual
5. Si el envio automatico esta activado, la factura se envia por email al comprador