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Facturas

Aprende a crear, editar, imprimir y enviar facturas a tus clientes desde Mercasist.

Sobre este tutorial: Las facturas en Mercasist te permiten documentar tus ventas de forma profesional. Puedes crearlas manualmente, generarlas desde ordenes o activar la facturacion automatica. Cada factura se puede imprimir en PDF, enviar por email y vincular a un cliente de tu base de datos.
Tutoriales relacionados: El modulo de Facturacion tiene cuatro tutoriales especializados:

2. Lista de facturas

La pantalla de Lista de facturas muestra todas las facturas emitidas en un rango de fechas. Por defecto se muestran las facturas de los ultimos 7 dias.

Lista de facturas

Lista de facturas mostrando el rango de fechas, buscador y las facturas emitidas con sus datos.

Filtros disponibles

Filtro Descripcion
Fecha inicio / Fecha final Rango de fechas para buscar facturas. Ajusta las fechas y presiona el boton de busqueda
Buscar por cliente Filtra facturas por nombre del cliente

Cada factura en la lista muestra:

Acciones por factura

Al hacer clic en el menu de opciones (icono de tres puntos) de cada factura, se despliegan las siguientes acciones:

Accion Descripcion
Imprimir factura Genera y abre la factura en formato PDF para imprimir o descargar
Enviar via email Envia la factura al correo electronico del cliente
Copiar a nueva factura Crea una nueva factura con los mismos datos (util para facturas recurrentes)
Copiar a presupuesto Convierte la factura en un presupuesto
Editar Modifica los datos de la factura (numero, cliente, articulos, etc.)
Eliminar Elimina la factura permanentemente (requiere confirmacion)

3. Crear una nueva factura

Para crear una factura, ve a Facturacion → Nueva factura. El formulario se divide en tres secciones:

Nueva factura

Formulario de nueva factura mostrando los datos de factura, datos del cliente y lista de articulos.

Seccion A: Datos de la factura

Campo Descripcion
Numero Numero de la factura. Se genera automaticamente de forma consecutiva, pero puedes editarlo
Referencia Codigo de referencia opcional (hasta 20 caracteres). Puedes marcar la opcion "Mostrar referencia en documento" para que aparezca en la factura impresa
Fecha Fecha de emision de la factura
Forma de pago Selecciona el metodo de pago (las opciones se configuran en Configuracion)
Detalle de pago Informacion adicional sobre el pago (numero de transferencia, etc.)

Seccion B: Datos del cliente

Datos del cliente

Seccion de datos del cliente con campos personalizables.

Puedes escribir el nombre del cliente directamente o seleccionar uno existente de tu base de datos. Los campos del cliente son personalizables desde la configuracion (nombre, cedula/RIF, email, telefono, direccion, etc.).

Tip: Al seleccionar un cliente existente, todos sus datos se llenan automaticamente. Esto ahorra tiempo en facturas recurrentes. Los clientes se van guardando automaticamente al crear facturas.

Seccion C: Lista de articulos

Lista de artículos

Seccion de articulos de la factura.

Para agregar articulos a la factura:

  1. Haz clic en "Agregar" para anadir un articulo
  2. Completa los campos: descripcion, cantidad, precio unitario e impuesto (si aplica)
  3. El subtotal se calcula automaticamente
  4. Repite para cada articulo adicional
  5. Al finalizar, presiona "Crear factura"
Importante: Verifica que el numero de factura no este duplicado antes de crear. El sistema validara que el numero sea unico y mostrara un error si ya existe.

4. Editar una factura existente

Para editar una factura, busca la factura en la lista y haz clic en Editar desde el menu de opciones. Se abrira el mismo formulario de creacion pero con los datos ya cargados.

Puedes modificar:

Al terminar, presiona "Guardar cambios" para actualizar la factura.

5. Imprimir y enviar facturas

Imprimir factura

Al seleccionar "Imprimir factura" desde el menu de opciones, el sistema genera un documento PDF con todos los datos de la factura. El PDF se abre en una nueva ventana donde puedes:

El formato de impresion (tamano de hoja, margenes, encabezado) se configura desde Configuracion de Facturacion.

Enviar por email

Selecciona "Enviar via email" para enviar la factura directamente al correo del cliente. Se abre un formulario donde puedes:

Tip: Si activas el envio automatico en la Configuracion, las facturas se enviaran por email al momento de ser creadas, sin necesidad de hacerlo manualmente.

6. Copiar facturas

Mercasist permite duplicar facturas para agilizar el trabajo:

Opcion Descripcion Uso tipico
Copiar a nueva factura Crea una nueva factura con los mismos datos (cliente, articulos, montos) Facturas recurrentes al mismo cliente (mensualidades, servicios regulares)
Copiar a presupuesto Convierte la factura en un presupuesto editable Cuando necesitas crear una cotizacion basada en una factura anterior

En ambos casos, se abre el formulario con los datos pre-cargados. Puedes ajustar lo que necesites (numero, fecha, articulos) antes de guardar.

7. Facturacion desde ordenes

Ademas de crear facturas desde el modulo de Facturacion, puedes generar una factura directamente desde una orden:

  1. Abre la orden que deseas facturar
  2. En la seccion de archivos de factura, sube el documento o usa el boton de facturacion
  3. Los datos del comprador y los articulos se cargan automaticamente
  4. Revisa, ajusta si es necesario y crea la factura

Para mas detalles sobre las opciones de facturacion dentro de una orden, consulta el tutorial de Notas, Facturas y Calificacion.

Importante: Al eliminar una factura, la accion es permanente y no se puede deshacer. Asegurate de que la factura que deseas eliminar es la correcta antes de confirmar.
Resumen de este tutorial: